نصرالدين المنتصرالمركز الإعلامي
عبد الرحمن اليحيري
بتوجيهات واشراف مباشر من معالي الاستاذ الدكتور مجاهد علي معصار رئيس الجامعة ،و في إطار السعي الحثيث لتطوير العمل الإداري والمؤسسي وتطبيق معايير الجودة الشاملة في حفظ وتوثيق المعلومات، نظمت جامعة 21 سبتمبر للعلوم الطبية والتطبيقية ورشة عمل نوعية ومتميزة تحت عنوان “البناء التنظيمي لأعمال الأرشفة الشاملة للكليات”.
وقد استهدفت الورشة أمناء الكليات ومدراء المكاتب والسكرتارية في جميع كليات ومراكز الجامعة، مواصلةً لتعزيز الأداء الإداري المتميز الذي تمضي به الجامعة بخطى ثابتة، ولتوحيد آليات العمل في توثيق وحفظ الذاكرة المؤسسية لكل كلية.
أعد وقدم الورشة الأستاذ/ حسين ناجي الشيخ، مدير عام مكتب رئيس الجامعة، والذي استعرض خلالها منهجية علمية وعملية متكاملة لتبويب وحفظ الوثائق والانتقال بالعمل الإداري إلى مستويات تنظيمية متقدمة بحضور أمين عام الجامعة المساعد الأستاذ رفاقي الأغبري.
وقد سلطت الورشة الضوء بأسلوب شامل على أهم الخطوط العريضة للهيكل التنظيمي المعتمد للأرشفة، والذي يستوعب كافة الجوانب الأكاديمية والإدارية والطلابية في بوتقة تنظيمية واحدة. حيث تناول الطرح آلية توثيق البناء الهيكلي واللوائح التنظيمية من خلال حفظ اللائحة التنظيمية الداخلية، والهيكل التنظيمي والتوصيف الوظيفي للكلية، إلى جانب قرارات إنشاء الكليات والأقسام والبرامج وقرارات تعيين القيادات والكوادر .
كما تطرقت الورشة إلى آلية الأرشفة في الشؤون الأكاديمية والطلابية، بما في ذلك الخطة الدراسية، وتوصيفات الكلية، ودليل الطالب، وجداول الاختبارات، والتركيز على التوثيق الدقيق لملفات الكنترول ومشاريع التخرج.
كما أفردت الورشة مساحة هامة للجانب المتعلق بشؤون هيئة التدريس والبحث العلمي، إذ تم إيضاح آليات أرشفة ملفات التعيين والترقيات وتوثيق الأبحاث المنشورة من قبل الأكاديميين .
و تناولت الورشة طرق حفظ وتوثيق الأنشطة والفعاليات والمؤتمرات والندوات، بالإضافة إلى ملفات التقييمات المستمرة التي تضمن جودة الأداء ومواكبته للتطور.
وفيما يخص الدورة المستندية والعمل الإداري اليومي، تم تفصيل آليات توثيق سجلات توزيع البريد الداخلي والخارجي، وأعمال أرشيف الكلية وطباعتها، ومحاضر لجان التحقيق والتأديب، وصولاً إلى إعداد مجلد شامل يحتوي على كافة النماذج المعمول بها لتسهيل العمل اليومي المنظم .
و قد أكد مقدم الورشة أن تطبيق هذا البناء التنظيمي الشامل سيُحدث نقلة نوعية إضافية في سرعة الوصول إلى المعلومات، وتسهيل وتيرة الإجراءات الإدارية، وضمان حفظ الوثائق الهامة بأسلوب عصري، مما يعكس الرؤية الطموحة لجامعة 21 سبتمبر في مسيرتها الرائدة ومواصلتها للتميز الأكاديمي والإداري.
وبعد الانتهاء من الورشة تم تسليم الكليات الخطة الشاملة لتنفيذ مخرجات الورشة والنماذج المصاحبة وعلى ضوء ذلك سيتم تقييم مستوى الاداء الاداري لتنفيذ مخرجاتها من قبل المعنيين بالكليات.
