نظم مركز الحاسوب وتقنية المعلومات التابع لعمادة البيئة وخدمة المجتمع ورشة نوعية حول السكرتارية المثالية قدمها الأستاذ حسين الشيخ مدير عام مكتب رئيس الجامعة والأستاذة سماح الحرازي مدير إدارة الأرشيف الإلكتروني واليدوي.
وقد استهدفت الورشة موظفي السكرتارية في مكاتب نواب رئيس الجامعة، و الكليات والعمادة والمراكز، و الأمانة العامة، و سكرتارية جميع الادارات العامة

الورشة التي انعقدت تحت شعار ( السكرتارية المثالية الناجحة منهج وسلوك) جاءت في إطار توجيهات معالي رئيس الجامعة الأستاذ الدكتور/ مجاهد علي معصار لنقل وتعميم التجربة الناجحة المعمول بها في سكرتارية مكتب رئيس الجامعة لما لذلك من أهمية في الحفاظ والترتيب للمعاملات الواردة للوحدة الإدارية سواء كانت رئيسة أو فرعية وتدوينها في سجلاتها الخاصة والحفاظ عليها في ملف خاص بتجميع البريد والاهتمام بها مهما كانت درجة البساطة لمستوى أهميتها .

وقد ركزت المحاور العامة للورشة على كيفية تفادي العشوائية داخل الوحدات الإدارية، ترتيب الإعمال المنوطة بسكرتارية الوحدات الإدارية، تعميق مفهوم العمل بالتناغم بين العاملين و خلق بيئة عمل آمنة.
كما هدفت الورشة إلى تعميق ثقافة ومنهجية الالتزام والانضباط وروح الانتماء و العمل بروح الفريق الواحد داخل الوحدات الإدارية

و قد تناولت الورشة عددا من المحاور النظرية والعملية حول عمل الآلية المناسبة لتداول البريد وفق أحدث الطرق المتبعة خصوصا عندما يكون المتداولين للبريد أكثر من شخص باستخدام نموذج إحصائي يوضح أرقام المذكرات وأخذ السند اللازم بذلك واستلامها عند عودة الملف بموجب ذلك النموذج لضمان التأكيد على عودة جميع المعاملات من عدمه.

كما تناولت الورشة التدريب على عمل الملخص والاختصار اللازم تدوينه علي كافة المعاملات، والطرق السريعة لعرض البريد الوارد على رئيس الوحدة الإدارية بعد فرزه وتلخيصه (مذكرات صادرة أو واردة) وكيفية الحفاظ على ديمومة تلك الإجراءات ومحاولة تطويرها.